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齐心合力 勇攀高峰
——2017年 9月九三学社四川省委系列活动会务总结

一、2017年9月九三学社四川省委系列活动概述

1.9月8日至10日九三学社中央“扶贫监督调研座谈会”在成都召开。社中央副主席赖明及7省市的25位同志出席会议。

2.9月10日至13日九三学社中央“第十三次科学座谈会”在成都召开。九三学社中央主席韩启德、常务副主席邵鸿,副主席从斌、赖明、武维华、印红以及全国各地地质灾害防治专家近30人出席会议。

3.9月12日至13日第十六届“中国西部海外高新科技人才洽谈会”分论坛“九三绿色发展论坛”在成都召开。社中央主席韩启德、副主席印红及全国各地环保行业专家、学者及企业代表260余人出席会议。

4.9月12日至13日“绿色发展新产品新技术展示会”在成都举办。社中央主席、副主席、有关方面领导以及全国环保行业代表近200余人参观、考察了新产品、新技术。

5.2017年9月13日“四川绿色发展产政学研对接会”在成都召开。社中央副主席武维华、四川省相关厅局领导及环保产业企业代表50余人参加会议。

6.9月13日至15日全国政协副主席、九三学社中央主席韩启德率调研组赴四川省自贡、宜宾,开展“长江上游生态保护与流域城市绿色发展工作”专题调研。

7.9月13日至16日全国政协常委、副秘书长、九三学社中央常务副主席邵鸿一行赴绵阳、广元考察工作。

以上系列活动从9月8日开始至17日全部顺利结束。整个活动期间,组织、协调召开各类会议12次,接待社中央领导、全国及省内代表近400人次。如此密集和人员众多的活动在川同时开展,是近十年来社省委遇到的最大挑战。

二、扎实的基本功是我们成功的基础

要打硬仗首先要有一支高素质的队伍。社省委主要领导及专职领导一直十分注重机关建设工作,强化规范管理,持续改进工作作风,按照社中央的要求,以培养人、关心人、用好人为重点,关心干部成长,积极争取改善干部相关待遇,充分调动机关工作人员的积极性、增强机关凝聚力和机关工作人员综合素质与能力,以提高服务质量和效率为目的,形成了一个想干事、支持干成事,帮助干好事的机关干部队伍,持续强化执行力、合作共事能力和协调运转水平,尝试跨部门组建工作团队开展重大专项工作,这些平时就练就的基本功,让此次系列接待及会务工作有了一个坚强的基础。

三、谋划在前,从容应对

此次系列活动涉及面广,工作量大。为做好接待和会务工作,社省委专职领导十分重视,在相关活动开展前1个月,就抽调有经验的同志参与准备工作,组建跨部门工作团队,制定详细的工作方案和工作计划,明确工作责任,落实工作任务。专职副主委沈光明亲自与省委接待办、省政协、省外侨办、省环保厅、警卫局等单位进行协调外,还抽出时间对机关工作细案准备情况逐一进行检查、指导。由于谋划在前,准备充分,为系列活动的成功开展奠定了良好的开端。

四、周密部署、责任落实

如此密急的活动安排,且互有交叉,涉及多个部门,相关接待和会务工作非常繁重。特别是九三学社中央“第十三次科学座谈会”和“九三绿色发展论坛”作为“海科会”的分会场,是我委和省外侨办共同承办的。与以往单独承办的会议不同,在相关会务安排上,我们并不能完全自主确定。住宿、宴请、就餐、会场、交通、考察等各个环节都需要与多个部门协调和沟通,工作量大、不确定因素多、突发事件频发,给我们工作带来极大压力。面对挑战,坚持从大处着眼,小处着手:一是提前沟通,提出我们的要求,与“海科会”主委会及有关方面反复多次协商、沟通,以达到双方都较满意的结果;二是从整体上周全考虑,系统安排。将会务工作分成报到小组、餐饮小组、会场小组、后勤小组、志愿者服务队,在住宿、宴请、会场、交通、考察等各个环节、各个岗位确定专人负责;三是精心组织,合理构架。根据会议日程科学设计会议方案,充分征求会议各方意见、建议,重要工作、重点岗位单独制定方案,由专人负责;四是按分工各组制定详细工作细案。尽量做细做实,会议代表人数众多,要求不一,接送站信息不断变动、安保要求等等,事无据细,都要想到,考虑到;五是预防突发状况,准备充分。各工作小组都制定了备用方案,针对突发事件的情况,及时处理;六是征召四川九三志愿者,让四川九三年青社员积极参与社省委的活动,弥补了会务上人手的不足,又增强了组织的凝聚力。

五、齐心合力,圆满完成任务

活动期间会务工作忙碌有序进行,参与会务的各位同志在所负责的各项工作、各个环节中,任劳任怨,精益求精,为提高本次活动的服务质量和效率起到了积极的作用。

报到、餐饮方面,由于多个活动陆续开展,报到组同志们坚守岗位从早到晚连续工作了3天,完成报到代表人数高达400多人,由于活动期间套开了4个会议,再加上安保二级的要求,仅参会证件种类就多达7种,为防止证件遗失、芯片失灵等突发状况,我们制作了充分的备用证件。为提高报到的效率,我们提前将各级领导、院士、专家、嘉宾们排好住宿标准和房型,分好会议资料和代表证,由九三四川志愿者统一着装,进行报到引导,并对重要客人点对点进行全程服务;为方便代表查询就餐地点,将就餐信息印制在了代表证背面;为配合安保要求,每天国家部委领导的用餐由志愿者服务队安排专人负责引导。

会场服务方面,每次会议的会场摆设、参会人员的增减、座次的调整尽力做到合理、合规。会议期间由于社中央主席出席“九三绿色发展论坛”开幕式后要参加“九三中央第十三次科学座谈会”的研讨,会前外侨办没有及时向警卫局报备,按照安保的要求参加科学座谈会的与会人员不能顺利进入会场,面对突发的情况,会务组立即启动应急预案:一方面及时向有关领导报告突发情况,争取领导帮助;另一方面通知负责保管备用证件的同志立即将能进入会场的证件发放到参会人员,确保了会议顺利进行。 

在接待宴会组织上,积极配合省接待办提前通知出席会见宴会的有关领导,并安排专人引导,对社省委的宴请安排,提前制定接待方案,及时向领导请示,拟定宴请名单,考察落实场所,热情周到接待来川宾客。

在交通保障方面,针对接送站信息的变动性,我们除制定了正常的工作方案外,还制定了预案,并预备了机动方案。为即要节省经费又要热情周到地完成接送站任务,我们多次与“海科会”会务组协调、沟通。保证了部分嘉宾接送工作。整个活动期间,社省委机关组织机关干部和部分自愿者对社中央领导及要客进行单独服务,全程共接送代表100余人。没有出现“漏接”或“误送”的问题。同时,我们积极协调“海科会”车辆组和相关方面,确保了参会领导在“海科会”主会场与我委承办的分会场之间的转场、会议期间的考察、会后的调研等工作。

服务水平是内在素质的外在反映,通过承办这一系列的活动,我们受到了一次全面的检验和检阅,也使我们得到了充分的锻炼和提高,增加了大家的信心,体现了机关服务工作整体作战和应急作战的综合实力。

但我们应该看到,在工作中,我们还存在 一些不足,机关各工作组之间信息沟通渠道应进一步加强;与省外侨办召开了多次协调会,但都没有省外侨办会务外包的服务公司派员参会,给后期具体会务工作带来了一些被动;由于是本年度新增工作,未列入当年部门预算,在追加经费未下达前,保障上力有不足。这些都有待于我们在今后的工作中进一步改进和落实。

我们相信,在将来的工作中,在社省委的领导下,我们不断改进我们的工作,继续保持这一饱满的工作热情和昂扬向上的精神风貌,以团结协作、务实苦干、扎实细致的工作作风和顾全大局,不计得失、无私奉献的品质,立足本职岗位,为社省委工作作出更大的贡献。

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